Een goed plan is het halve werk. Daarom kijken we eerst hoe jouw bedrijf écht werkt. Vanuit jouw unieke situatie brengen we de beste kansen in kaart, rekenen we ze door en vertalen we ze naar een logisch stappenplan waarmee je direct aan de slag kunt.
De ShareConnect ScanVan kijken naar kiezen.Pennen B.V. · fictief voorbeeld
Fictief voorbeeldrapport · Pennen B.V.
Van kijken naar kiezenWelke taak pak je eerst aan, wat kost het en wat levert het op?
Een helder plan voor 12 maanden
Waarom de Scan eerst komt
Een scherpe investering begint met een scherpe nulmeting.
Een verbetering in één team verandert vaak ook overdrachten, data, verantwoordelijkheden en controles elders. De Scan maakt die samenhang zichtbaar voordat je kiest. Zo begint ieder project met een gedeeld beeld van de werkelijkheid.
Je ziet wat er echt nodig isMensen, proces, systeem, data en verantwoordelijkheid staan in één samenhangend beeld.
Je kent de waarde vóór de bouwIedere kans krijgt een investering, terugverdientijd en financieel beeld per maand voor het komende jaar.
Je kiest een haalbare volgordeWaarde, complexiteit, risico en veranderkracht bepalen samen welke stap als eerste start.
Zo ziet het eruit
Blader door de Scan van Pennen B.V.
In dit voorbeeld zie je hoe we van een heel bedrijf naar losse taken, scores, uitgewerkte kansen en een duidelijke volgorde gaan.
Pennen B.V. is een fictief bedrijf. De namen, aantallen en resultaten zijn bedacht om te laten zien hoe een echte ShareConnect Scan is opgebouwd. Voor jouw bedrijf beginnen we opnieuw met de eigen mensen, taken en cijfers.
Pennen B.V. / interactief voorbeeld
Wat we in kaart brengen
Eerst het geheel. Dan iedere taak.
We beginnen bovenaan en lopen daarna met de mensen mee door het dagelijkse werk. Wie doet wat? Waar wordt iets overgedragen? Welke taak kost elke week opnieuw veel tijd? Zo zien we vanzelf wat eenvoudiger kan, wat je kunt automatiseren en waar AI echt helpt.
01 Wie doet wat?
Eerst willen we weten hoe het echt loopt.
Een organogram laat zien wie waar werkt. Wij voegen de dagelijkse praktijk toe. Samen met directie, management en medewerkers zetten we alle afdelingen, rollen en verantwoordelijkheden op een rij. Ook leggen we vast wie beslist en waar werk naar een volgend team gaat.
Afdelingen en teams
Wie het werk doet
Wie beslist
Waar werk overgaat
Waar het vastloopt
Zo weten we wie bij een verbetering betrokken moet zijn en zorgen we dat de nieuwe werkwijze ook voor de rest van het bedrijf klopt.
02 Iedere terugkerende taak
Elke taak komt op tafel.
Per afdeling nemen we het terugkerende werk één voor één door. We schrijven op wat de taak is, wie de taak uitvoert, hoeveel tijd ervoor nodig is, hoe vaak die voorkomt en welke systemen erbij worden gebruikt. Ook vragen we waar mensen op wachten, wat vaak misgaat en wat nog met de hand wordt gecontroleerd.
Daarna krijgt iedere taak een potentiescore. Een taak die vaak terugkomt, duidelijke regels heeft en veel handwerk vraagt, scoort anders dan werk waarbij persoonlijk oordeel centraal staat. Zo zien we wat het beste past: slimmer organiseren, bestaande software gebruiken, automatiseren of AI inzetten. De beste kansen tekenen we stap voor stap uit. Daarbij leggen we vast waar een medewerker beslist of controleert.
Taak en uitvoerder
Uren per week
Zo gaat het nu
Gebruikte systemen
Potentiescore
Controle door een mens
Aan het einde ligt er een helder overzicht van alle taken, met een korte lijst van kansen die echt de moeite waard zijn om uit te werken.
03 De systemen die je al gebruikt
Wat werkt goed, en wat kan slimmer?
Je bedrijf gebruikt vaak al meer software dan je denkt. We zetten al die systemen naast het echte werk. Waar wordt dezelfde informatie twee keer ingevoerd? Welke koppeling ontbreekt? Waar betaal je voor functies die bijna niemand gebruikt? En past het systeem nog bij waar je bedrijf naartoe groeit?
Per proces kijken we wat logisch is. Soms is een betere inrichting of koppeling genoeg. Voor eenvoudig werk bekijken we of een eenvoudiger of goedkoper alternatief past, bijvoorbeeld op basis van open source. Alleen bij werk dat jouw bedrijf echt onderscheidt, onderzoeken we automatisering of maatwerk.
Wat wordt echt gebruikt?
Wat kost het?
Welke koppeling mist?
Kan het mee met groei?
Standaard of open source
Wanneer maatwerk?
Je krijgt per systeem een duidelijke keuze: houden, beter koppelen, vervangen of gericht iets nieuws bouwen.
Veeg zijwaarts voor alle systeemgegevens
04 Managementrapportages en actieve sturing
Elke maand sneller weten hoe je ervoor staat.
Bij veel bedrijven begint een managementrapportage elke maand opnieuw. Verkoop exporteert de orders, finance controleert de marges, het magazijn levert de voorraad aan en iemand voegt alles samen. Tegen de tijd dat het overzicht klaar is, kijk je alweer naar cijfers van een paar weken geleden.
Wij beginnen bij de vragen die je als management wilt beantwoorden. Welke klanten en producten leveren het meest op? Hoe ontwikkelt de orderinstroom zich? Hoeveel offertes worden opdrachten? Waar loopt de voorraad op? Halen we het budget? En wat verwachten we de komende maanden? Per vraag leggen we vast welk cijfer nodig is, waar het vandaan komt, wie ervoor verantwoordelijk is en hoe vaak het wordt bijgewerkt.
Daarna brengen we die informatie samen in één centraal overzicht of in de rapportageomgeving die je al gebruikt. AI helpt om periodes te vergelijken, opvallende veranderingen te vinden en de belangrijkste ontwikkeling kort samen te vatten. Koopt een klant in drie maanden bijvoorbeeld 60% minder, dan krijgt de accountmanager een signaal. Die ziet meteen de orderontwikkeling, productmix en recente contactmomenten en kan gericht contact opnemen.
Marge per klant en product
Orders en offerteconversie
Voorraad en levertijd
Capaciteit, kosten en forecast
Verschil met budget
Signaal, eigenaar en actie
Zo gaat het managementgesprek over keuzes en acties, met voor iedereen dezelfde actuele cijfers op tafel.
Veeg zijwaarts voor alle stuurinformatie
05 De beste kansen uitwerken
Van goed idee naar een plan dat klopt.
Voor iedere taak met een hoge score tekenen we twee situaties uit: zo gaat het vandaag en zo kan het straks. Je ziet wat een systeem of AI overneemt, waar een medewerker controleert, welke gegevens nodig zijn en wie verantwoordelijk wordt.
Daarna zetten we de bedragen erbij. Wat kost de invoering? Wat kost het beheer? Hoeveel uur komt er vrij? Levert het ook extra omzet op? We rekenen de waarde per maand voor het komende jaar en zetten de kansen in een slimme volgorde. Zo begin je met een stap die haalbaar is en waarop de rest kan voortbouwen.
Zo gaat het nu
Zo kan het straks
Controle door een mens
Kosten en beheer
Waarde per maand
Planning voor 12 maanden
Per kans weet je wat er moet gebeuren, wie erbij nodig is, wat het kost en wanneer je de investering terugverdient.
Voorbeeld K-02 · waarde in 12 maandenFictief voorbeeld
De uitvoering van het 12-maandenplan verandert iemands werkdag: taken, controles en verantwoordelijkheden verschuiven. Daarom bespreken we per afdeling wat medewerkers al weten, waar ze vragen over hebben en wat ze straks zelf moeten kunnen.
De scholing past bij de rol. De ene collega leert de basis van AI-geletterdheid: veilig en bewust met AI werken. Een ander moet uitkomsten leren beoordelen, gegevens controleren of een geautomatiseerd proces beheren. We plannen ook tijd om te oefenen met voorbeelden uit het eigen werk.
Wat verandert er?
Wat weet het team al?
AI-geletterdheid
Leren per functie
Oefenen met eigen werk
Wie helpt het team?
Zo krijgt iedere collega precies de kennis en begeleiding die nodig is om prettig en verantwoord met de nieuwe werkwijze te werken.
07 Wat mag, wat kan en wat is veilig?
Beveiliging die past bij wat je gaat doen.
Een hulpmiddel dat openbare productteksten samenvat vraagt iets anders dan AI die klantgegevens, contracten of personeelsinformatie verwerkt. Daarom bekijken we de veiligheid per kans. Welke gegevens worden gebruikt? Wie mag erbij? Waar worden ze opgeslagen? Wat controleert een medewerker? En wat moet je later kunnen aantonen?
Daarna kiezen we wat past. Soms zijn Europese servers voldoende. Gevoeliger werk kan een afgeschermde omgeving, eigen infrastructuur of lokale AI vragen. We vertalen de AI Act, privacyregels en je eigen afspraken naar duidelijke maatregelen. Tegelijk kijken we welke subsidies bij de investering en scholing passen en of je organisatie ervoor in aanmerking komt.
Welke gegevens?
Wie krijgt toegang?
EU-omgeving
Eigen of lokale AI
Controle door een mens
Subsidiekansen
Per kans weet je welke beveiliging nodig is, wat die kost en welke subsidies kunnen helpen bij de uitvoering.
Veeg zijwaarts voor alle beveiligingsopties
08 Meer verkopen met AI
Waar kan AI helpen meer te verkopen?
We kijken ook naar het pad van eerste contact tot verkoop. Hoe vind je nieuwe bedrijven? Wie krijgt welke boodschap? Wat gebeurt er na de eerste e-mail? Hoe snel volgt een offerte? En welke bestaande klant verdient opnieuw aandacht?
Daaruit kiezen we wat bij jouw bedrijf past. Denk aan doorlopend nieuwe bedrijven vinden, persoonlijke e-mails per branche, berichten via sociale media, betere vindbaarheid in zoekmachines en AI-antwoorden, makkelijker adverteren en verkoopkansen automatisch opvolgen. De verkoper houdt zelf de regie over het klantcontact. Het systeem helpt met voorbereiding en opvolging.
Nieuwe bedrijven vinden
Persoonlijke e-mails
Berichten via sociale media
Zoek- en AI-vindbaarheid
Makkelijker adverteren
Verkoopkansen opvolgen
Per groeikans spreken we af wie je wilt bereiken, via welk kanaal, wat het mag kosten en hoe we meten of het werkt.
Hoe we dit doen
We praten met de mensen die het werk kennen.
De directie kent de richting. Managers kennen de planning en de cijfers. Medewerkers weten hoe het werk echt gaat, inclusief alle uitzonderingen en omwegen. Die drie verhalen leggen we naast elkaar.
Waar wil je naartoe?
Wat wil je de komende jaren bereiken in groei, kwaliteit en continuïteit?
Waar loopt het vast?
Hoe werken teams samen, waarop stuur je en welke cijfers mis je vandaag?
Hoe gaat het echt?
Welke stappen kosten tijd, welke omwegen zijn ontstaan en waar blijft menselijk oordeel nodig?
01 / Bedrijf
Het geheel bekijken
We zetten teams, rollen, verantwoordelijkheden en overdrachten op een rij.
02 / Werkdag
Meelopen en vragen
We bekijken taken, uren, systemen, wachttijd, fouten en controles.
03 / Kansen
Kiezen en rekenen
Iedere taak krijgt een score. De beste kansen werken we volledig uit.
04 / Plan
De volgorde bepalen
Je ziet waarmee je begint en wat in de maanden daarna volgt.
Van eerste gesprek tot compleet plan: 2 tot 3 weken.Afhankelijk van de grootte van je bedrijf
Wat je ontvangt
Dit ligt er straks op tafel.
Alles is gebaseerd op hoe jouw bedrijf vandaag werkt. Je ziet wat er speelt, welke kansen voorrang krijgen en wat je morgen al kunt doen.
01 / BedrijfWie doet wat?
Alle teams, rollen, verantwoordelijkheden en overdrachten in één duidelijk overzicht.
02 / TakenAlle taken met een score
Per taak zie je wie de taak uitvoert, hoeveel tijd ervoor nodig is en hoeveel ruimte er is voor verbetering.
03 / WerkwijzeZo gaat het nu en straks
Voor de beste kansen tekenen we de oude en nieuwe werkwijze stap voor stap uit.
04 / GeldKosten, opbrengst en planning
Je ziet de investering, het beheer, de waarde per maand en de volgorde voor het komende jaar.
05 / CijfersManagementinformatie die helpt
Je ziet de juiste cijfers, wat er opvalt en welke actie de verantwoordelijke collega oppakt.
06 / SystemenEen keuze per systeem
Houden, koppelen, vervangen, open source gebruiken of gericht iets nieuws bouwen.
07 / MensenScholing per functie
Iedere collega leert wat nodig is om de nieuwe werkwijze goed en veilig te gebruiken.
08 / VeiligheidBeveiliging en subsidie
Per kans zie je welke maatregelen nodig zijn en welke subsidie kan helpen.
09 / VerkoopEen plan voor meer verkoop
Manieren om meer te doen met leads, e-mail, sociale media, vindbaarheid, advertenties en opvolging.
Alles wat we maken is van jouw organisatie: de schema's, scores, berekeningen en uitwerkingen. Je kunt er zelf mee verder, ShareConnect de uitvoering laten doen of een ander bureau inschakelen. De vaste prijs hangt af van de grootte van je bedrijf, het aantal afdelingen en hoeveel kansen we volledig uitwerken.
Voor compacte organisaties vanaf circa €5.000.
Vrijblijvend kennismaken
Breng eerst je bedrijf in kaart. Investeer daarna gericht.
Vertel ons in een half uur waar werk blijft liggen en wat je wilt verbeteren. Wij stellen de vragen waarmee snel duidelijk wordt of de Scan past en hoe groot het onderzoek moet zijn. Daarna weet je precies wat jouw bedrijf als eerste kan aanpakken.
