Met 18 jaar de oudste snoepwebshop van Nederland en ruim 4.000 artikelen. Na een doorstart bouwden we het systeem dat de boekhouding, voorraad, marketing en klantenservice laat samenwerken, zodat de operatie van twaalf naar drie mensen kon en Candy Online weer op cijfers stuurt in plaats van op gevoel.
Ruimte voor een afbeeldingCandy Online was achttien jaar lang een vaste naam in snoep online, een van de eerste webshops en jarenlang een van de grootste, met een trouwe fanbase. Maar de processen waren verouderd, de vaste lasten liepen op en de laatste twee jaar bleef winst uit. De organisatie van twaalf mensen was te stroef om mee op te schalen, en uiteindelijk werd het bedrijf verkocht.
Nieuwe eigenaren namen het over. Ze geloofden in de naam en de fanbase, maar wilden eerst de basis goed neerzetten: een bedrijf dat op een doordacht plan draait in plaats van op losse handelingen. Hun opdracht aan ons was helder: automatiseer zo ver mogelijk, zodat Candy Online weer zwarte cijfers kon gaan draaien.
En dan de echte uitdaging. Het oude team van twaalf was weg, en de nieuwe eigenaren hadden maar drie mensen om het mee te doen. Een webshop die eerst op twaalf man draaide, moest dus voortaan met z'n drieën. Fulfilment en assemblage, vroeger goed voor vijf van die twaalf, brachten ze onder bij een externe partner, waarvoor wij de koppelingen bouwden. Maar dan bleef nog altijd het werk van een backoffice van zeven over, te dragen door drie. Precies daar lag onze opdracht: met slimme automatisering en een andere taakverdeling het werk van vier mensen overnemen, zodat die drie het echt konden bolwerken. En dat lukte: Candy Online draait nu met drie mensen in plaats van twaalf, een doorstart met 75% minder personeel.
Het adverteren loopt inmiddels via SEO, SEA, Meta en organisch op TikTok, en de ambitie is om ook via grote marktplaatsen als bol, Amazon en Kaufland te verkopen.
Ruimte voor een afbeeldingEen grote catalogus en bestaande vraag, maar weinig grip. Bestellingen, inkoop en administratie liepen door elkaar heen, en niemand had een actueel beeld van wat er in- en uitging of wat het opleverde.
Voor we iets bouwden, hebben we het hele bedrijf doorgelicht: de processen van inkoop tot verzending, de administratie en de boekhouding, de advertentiekanalen, de listings en de data die er wel en niet was. Per onderdeel keken we waar tijd weglekte, waar fouten ontstonden en waar het overzicht ontbrak. Elke kans wogen we op impact, haalbaarheid, risico en investering. Dit is wat die doorlichting opleverde.
De administratief verantwoordelijke kreeg een stortvloed aan bonnen en facturen binnen en kon het tempo niet bijhouden. De achterstand liep op.
De voorraad met de hand bijhouden kostte enorm veel tijd, en toch was er geen actueel zicht op wat er in- en uitging, wat onderweg was of wat de voorraad waard was.
Derving en houdbaarheid werden iedere week handmatig gecontroleerd. Artikelen die over datum dreigden te gaan, kwamen laat in beeld.
Marges, inkoopprijzen en rendement werden niet berekend. Er was geen zicht op wat per artikel of per periode echt overbleef.
Resultaten waren alleen te zien in de advertentiekanalen zelf. Een blended beeld van ROAS over alle kanalen ontbrak.
De klantenservice ging met de hand. AI werd minimaal ingezet en verslechterde de antwoorden vaak eerder dan dat het hielp.
Veel listings waren niet gecategoriseerd, misten een goede beschrijving en hadden afbeeldingen van lage resolutie. Met 4.000+ artikelen en alles met de hand was dat niet bij te houden, wat de uitstraling en conversie drukte.
Doordat de administratie rommelig was, bleken artikelen achteraf toch niet op voorraad. Klanten kwamen op backorder en wachtten soms weken.
De catalogus en de vraag waren er, de grip ontbrak. De doorlichting maakte ook de grootste winst concreet: met de juiste automatisering en een slimmere taakverdeling kon de backoffice van zeven naar drie mensen, een besparing van vier FTE. We begonnen bij de basis, de administratie en de voorraad weer kloppend krijgen, en bouwden daar het inzicht en de groei omheen. Hieronder staat per onderdeel wat we bouwden.
We begonnen bij de administratie en de voorraad, en koppelden daar stap voor stap het inzicht, de listings en de e-mail omheen. Per onderdeel hieronder: hoe het eerst ging en hoe het nu werkt.
Bonnen en facturen die zichzelf verzamelen en inboeken, in plaats van een groeiende stapel.
De administratief verantwoordelijke kreeg bonnen, facturen en orderbevestigingen vanuit alle hoeken binnen en moest die met de hand verzamelen en inboeken. Het tempo was niet bij te benen en de achterstand groeide.
Een lokale tool maakt verbinding met de twee inkoopverantwoordelijken en haalt bonnen, facturen en orderbevestigingen automatisch uit de mail. Bonnetjes die in de winkel ontstaan, worden simpelweg met een foto via Telegram gescand en gaan langs dezelfde weg mee. Alles komt automatisch in het boekhoudpakket terecht, klaar voor controle. De achterstand is weg en de administratie loopt mee in plaats van achteraan.
Van geen idee wat er lag naar een actueel beeld van voorraad, waarde, marge en wat er bijbesteld moet worden.
De voorraad werd niet bijgehouden. Er was geen zicht op wat er in- en uitging, wat onderweg was of wat de voorraad waard was. Inkoopmomenten waren een kwestie van gevoel.
Elke inkoopfactuur gaat nu automatisch het systeem in, en juist daar zit het venijn. Eén factuur telt al snel tientallen regels, elk met een eigen EAN die bij het juiste artikel moet komen, aantallen die precies moeten kloppen en een inkooporder die feilloos richting fulfilment moet. Eén verkeerde koppeling en de voorraadstand en de voorraadwaarde kloppen meteen niet meer. De AI leest de factuur regel voor regel uit, controleert de EAN's, koppelt de inkoopprijs aan het juiste artikel en boekt alles correct in, zodat de marge en de voorraadwaarde er direct bij staan. Omdat de artikelen vanuit het pand naar fulfilment gaan, zet het systeem op basis van diezelfde factuur ook automatisch de inkooporder richting de fulfilmentpartner klaar, en zodra de voorraad daar binnen is, telt die mee in de waarde:
Van wekelijks met de hand controleren naar batches die zichzelf signaleren en afprijzen.
Derving en houdbaarheid werden iedere week handmatig gecontroleerd. Artikelen die over datum dreigden te gaan, kwamen laat in beeld en eindigden vaker als derving dan als verkoop.
Een centrale THT-registratie houdt per batch de houdbaarheid bij. Dreigt een artikel over datum te gaan, dan wordt het automatisch afgeprijsd zodat het nog verkocht wordt in plaats van weggegooid. De wekelijkse handmatige ronde is verleden tijd.
Elke dag in één oogopslag zien of er winst wordt gemaakt, en precies waarop.
Marges werden niet uitgerekend en rendement was onzichtbaar. Resultaten waren alleen los per advertentiekanaal te zien, zonder blended beeld over alles heen.
We bouwden een eigen PnL-paneel dat de data uit de webshop en de advertenties (Shopify en Meta) samenbrengt. In één overzicht staat:
Naast het dagelijkse beeld ook de diepte: wat verdient elk artikel, elke klant en elke periode echt.
Inkoopprijzen en marges werden niet uitgerekend. Er was geen zicht op welke producten of klanten echt rendabel waren, of op wat er per periode onder de streep overbleef.
Alles is doorgerekend en bij elkaar gebracht:
En een vaste-lastentool: de ondernemer voert al zijn vaste lasten in, van huur en lonen tot software en marketing. Het systeem rekent daarmee continu uit hoeveel omzet en marge er nodig is om break-even te draaien en vanaf welk punt er echt winst overblijft, afgezet tegen de werkelijke cijfers. Zo is in één oogopslag duidelijk of een dag, week of maand boven of onder de streep zit.
Niet alleen wat een klant kost, maar wat een klant écht waard is over tijd.
Er was geen zicht op wat een klant na de eerste aankoop nog opleverde, of welke kanalen en klanten op termijn het meest waard waren.
Een volledig LTV-overzicht:
Door verder te kijken dan de eerste aankoop, zoals de grootste e-commercebedrijven doen, weet Candy Online wat een klant op jaarbasis oplevert en kan het daarop veel verder opschalen.
AI haalt elke klacht uit alle kanalen en zet ze overzichtelijk bij elkaar, met feedback erbij.
Klachten zaten verspreid over advertentiereacties, reviews en de klantenservicemail, en niemand had er een totaalbeeld van.
Via AI-integratie met de advertentieplatformen en de klantenservicemail scant het systeem de engagement op advertenties, organische posts en reviews, en pikt er elke klacht uit. Die komen overzichtelijk in één rapport, of het nu om product- of serviceklachten gaat. De AI kijkt daarbij ook naar veelvoorkomende oude klachten en of de oplossingen echt hebben gewerkt, en koppelt dat terug.
"De beste kop die je kunt schrijven staat vaak al in een klantreview." Daar bouwden we een tool omheen.
De marketing leunde op aannames over wat de klant wil en in welke woorden, in plaats van op wat de klant echt zegt.
Samen met het online-marketingteam bouwden we een tool die reviews, mails en engagement analyseert, plus reviews van concurrenten, posts op Reddit en surveys. AI filtert daaruit de pijnpunten, verlangens, eerdere productervaringen en vooral de taal en het jargon van de klant. Daarna doet de AI een marktanalyse op basis van de 5 Stages of Market Sophistication en laat per markt zien wat de meeste aandacht vraagt. Met duizenden sku's wees dat Candy Online precies waar het laaghangend fruit ligt.
Ruimte voor een afbeeldingElke dag een compleet rapport in de mail, en ook per week, maand, kwartaal en jaar.
Om te weten hoe het bedrijf ervoor stond, moest iemand de cijfers overal zelf bij elkaar zoeken.
Iedere dag komt er automatisch een uitgebreid rapport binnen met alles erin: omzet, winst en de kerncijfers, het inkoopbeeld (groeit het, moet er bijbesteld worden), waarschuwingen zoals een bijna-uitverkocht product met een actieve campagne, en hoe de klantenservice draait. De hele voor- en achterkant van het bedrijf in één rapportage, dagelijks tot en met jaarlijks.
Van alles zelf inpakken naar een soepele koppeling met een externe fulfilmentpartner.
Alle orders werden in het eigen pand met de hand ingepakt en verzonden, een bewerkelijke klus die met het groeiende volume steeds zwaarder werd.
We bouwden en begeleidden de koppeling met de externe fulfilmentpartner, zodat orders en inkooporders automatisch doorlopen naar het fulfilmentcentrum. De artikelen gaan vanuit het pand naar fulfilment en de hele stroom, van order tot verzending, loopt in één keten. In het pand bleef daardoor vooral het klaarzetten en controleren van de pallets over, met de juiste artikelen, de juiste aantallen en het juiste label, voordat ze naar de fulfilmentpartner gaan.
Van onbedoelde backorders en wekenlange wachttijden naar een bewuste keuze.
Doordat de administratie rommelig was, bleken artikelen achteraf toch niet op voorraad. Klanten kwamen onbedoeld op backorder en wachtten soms weken op nieuwe voorraad.
Omdat de voorraad nu realtime klopt, weet het systeem precies wanneer een artikel op is. Standaard wordt een backorder dan automatisch geblokkeerd: het artikel is niet bestelbaar zolang het niet op voorraad is. Wil Candy Online voor een bepaald artikel of moment tóch backorders toelaten, dan zetten ze dat met één instelling aan, en pas dan kan een klant nabestellen. Zo bepaalt het bedrijf zelf wanneer een backorder mag, in plaats van dat klanten er per ongeluk op terechtkomen en weken moeten wachten.
AI-gedreven listings: scherpe afbeeldingen, complete beschrijvingen en de juiste categorie, zonder handwerk.
Listings werden met de hand onderhouden. Veel artikelen waren niet gecategoriseerd, misten een goede beschrijving of hadden afbeeldingen van lage resolutie. Met meer dan 4.000 artikelen was dat simpelweg niet bij te houden.
Een medewerker is opgeleid om met Higgsfield scherpe productbeelden te maken, en het systeem geeft automatisch een melding in het CMS zodra een afbeelding een te lage resolutie heeft, zodat die meteen vervangen kan worden. Daarnaast schrijft en categoriseert een AI listing-uitbreider de listings automatisch, op basis van wat er online over een artikel te vinden is.
Van losse handmatige antwoorden naar concept-antwoorden met de track-en-trace er direct naast.
De klantenservice ging volledig met de hand. AI werd minimaal ingezet en verslechterde de antwoorden vaak eerder dan dat het hielp, omdat de context van de bestelling ontbrak.
De klantenservice is gekoppeld aan de order- en track-en-tracegegevens, zodat bij elke vraag de status van de bestelling er direct naast staat. Op basis daarvan stelt AI automatisch een concept-antwoord op, dat een medewerker controleert en verstuurt, met de mens als laatste controle. Daarnaast draaien er automatische reviewmodules: op basis van het koop- en verzendgedrag wordt kort nadat een bestelling is bezorgd op het juiste moment automatisch om een review gevraagd.
Van een paar woorden op een knop naar een complete, merkeigen nieuwsbrief, rechtstreeks gekoppeld aan Klaviyo.
Een marketingmail of nieuwsbrief in elkaar zetten kostte een halve dag werk in een los programma, met de opmaak elke keer opnieuw. Daardoor gingen er weinig mails uit en bleven automatische flows liggen.
We bouwden een eigen e-mailtool die rechtstreeks aan Klaviyo is gekoppeld en semi-automatisch op maat gemaakte mails opbouwt. Met een paar woorden op de knop krijgt de tool de opdracht, bijvoorbeeld "maak een mail over de nieuwe Monster", en de tool zet meteen een complete nieuwsbrief in de huisstijl klaar:
Het werkt semi-automatisch: de medewerker kan alles nog aanpassen. Eén knop stuurt de mail door naar Klaviyo, en van daaruit gaat hij de deur uit. Wat eerst een halve dag kostte, staat nu in tien minuten klaar. Daarnaast richtten we de vaste e-mailflows in, van abandoned cart en checkout tot een welcome flow en meer, zodat de terugkerende communicatie vanzelf doorloopt.
Ruimte voor een afbeeldingNaast de systemen draait alles om de mensen die ermee werken. We leverden niet alleen de tools op, we zorgden er ook voor dat het team ze zelf kan gebruiken en verder kan uitbouwen.
Van leunen op externen naar zelf bouwen, ontwerpen en adverteren met AI.
Voor alles wat met techniek en AI te maken had, leunde de operationeel directeur op anderen. Aanpassingen aan de website, nieuwe designs en beeld voor advertenties liepen via externe partijen of bleven liggen, en de mogelijkheden van AI bleven grotendeels onbenut.
We hebben de operationeel directeur stap voor stap bijgestaan en hem het vak van AI echt leren begrijpen, niet als los knoppenwerk maar als een manier van werken. Inmiddels pakt hij het zelf op:
Zo zit de kennis nu in het bedrijf zelf. Dit ging om persoonlijke begeleiding op de werkvloer, geen klassikale opleiding: Candy Online hoeft niet voor elke stap terug naar een extern bureau, maar gaat op eigen kracht met AI vooruit.
Iedere medewerker volgt en rondt de verplichte AI-modules af, met een certificaat per persoon.
AI-geletterdheid was geen thema en er was geen zicht op wie wat moest kennen, terwijl de EU AI Act dat sinds 2025 wel van organisaties vraagt.
Een vast traject dat iedere medewerker per rol volgt en afrondt, met de voortgang en het certificaat per persoon in beeld. Zo voldoet Candy Online aantoonbaar aan de AI-geletterdheidsplicht uit de EU AI Act.
De basis staat. Daarop bouwen we nu samen met Candy Online verder aan de volgende stappen.
Grote marktplaatsen brengen veel extra bereik, maar elk kanaal rekent eigen fees en kent eigen concurrentie. Voor het ene artikel is verkopen er winstgevend en kan Candy Online goed meekomen, voor het andere niet. Daarom bouwen we nu samen met Candy Online een koppeling die per artikel automatisch scant wat op welk kanaal rendabel te verkopen is, op basis van de kostprijs en de fees per platform. Wat kan, krijgt automatisch een listing op het juiste kanaal, meteen gekoppeld aan het fulfilment, zodat een verkoop via bol, Amazon of Kaufland verder geen enkele extra handeling kost.
Een app voor de App Store en Play Store met exclusieve aanbiedingen, punten sparen en meldingen op het juiste moment. Zo worden vaste klanten beloond en komt er extra omzet uit het bestaande klantenbestand. Ook hier zijn we nu samen met Candy Online mee bezig.
Waar de administratie eerst achterop raakte en niemand wist wat er in- en uitging, draait Candy Online nu op een kloppende basis. Bonnen en facturen boeken zichzelf in, de voorraad en de voorraadwaarde zijn realtime in beeld, en de ondernemer ziet elke dag wat de advertenties kosten en opleveren. Daardoor is er weer ruimte om vooruit te kijken in plaats van bij te benen. En doordat het handwerk grotendeels is geautomatiseerd, draait de operatie met drie mensen in plaats van twaalf.
De catalogus en de vraag waren er al; wat ontbrak was grip. Door eerst de administratie en de voorraad kloppend te maken en daar het inzicht omheen te bouwen, kan Candy Online beslissingen nemen op cijfers in plaats van op gevoel. En met de overstap naar extern fulfilment en de marktplaatskoppeling die eraan komt, is het bedrijf klaar om te groeien zonder dat het handwerk meegroeit. En het belangrijkste: door de veel lagere kostenbasis draait Candy Online inmiddels weer met zwarte cijfers.