mousse()
schaal()
Casestudy · Mousse Cakes

Patisserie met de hand, de rest geautomatiseerd

Mousse Cakes maakt verfijnde Franse mousse-patisserie volledig met de hand, in Rotterdam. Wij automatiseerden alles eromheen, van de productievloer en de koelketen tot inkoop, cijfers en klantcontact, zodat het team alle tijd houdt voor het ambacht zelf. Meer hierover verderop.

Patisserie Webshop & B2B Doorlopend traject
De webshop van Mousse Cakes Ruimte voor een afbeelding
/assets/cases/mousse-cakes-site.jpg De webshop
1 Spuiten ▸ 2 Vullen ▸ 3 Vriezen (3u) ▸ 4 Dippen
24/7
bewaakte koeling en vriezers, ook 's nachts en in het weekend
3u
vriesstap per batch, automatisch getimed in plaats van met de hand
100%
batches met een sluitend digitaal logboek en traceerbaarheid
// het bedrijf

Even voorstellen

Mousse Cakes is een patisserie uit Rotterdam die Frans gebak volledig met de hand maakt: verfijnde mousse-taartjes met een trompe-l'œil-afwerking. Ze lijken op echt fruit, met een krakende chocoladeschil en een vloeibaar fruithart. De verkoop gaat rechtstreeks naar de consument via de eigen webshop, plus een select aantal exclusieve B2B-partners. Dat de patisserie vers en direct gekoeld tot bij de consument thuis komt, is uniek in de markt.

Nieuwe klanten komen vooral binnen via adverteren op Facebook, TikTok en Instagram. Het product helpt daarbij: de krakende schil en het trompe-l'œil-effect doen het uitstekend in beeld. De bestellingen worden elke ochtend op locatie opgehaald door een externe fulfilment-partner, die ze gekoeld verder verzendt. Klein bedrijf, groot vakmanschap, en veel passie voor het product.

Omdat elk taartje vers en op bestelling wordt gemaakt, is er nauwelijks voorraad: de bestellingen van vandaag zijn het productieplan van morgen. Door de dag heen druppelen orders binnen via de webshop en de zakelijke klanten, en op een vast moment moet dat allemaal vertaald worden naar één vraag: wat maken we, in welke vormen, en hoeveel? Juist die vertaalslag, plus de strakke koelketen eromheen, ging nog volledig met de hand. En dat werd zwaarder naarmate de drukte groeide.

while(order)
doe(metDeHand)
01 // ai kansenonderzoek

Wat er uit het rapport kwam

Voordat we ook maar iets bouwden, lichtten we het hele maakproces door, van de binnenkomende order tot het moment dat de doos gekoeld de deur uitgaat. We keken naar de stappen op de werkvloer, de koelketen, de recepten, de inkoop en de administratie, en naar waar tijd weglekte, waar fouten konden ontstaan en waar het overzicht ontbrak. Elke kans wogen we op impact, haalbaarheid, risico en investering. Dit is wat die doorlichting opleverde.

01

Van order naar productieplan met de hand

Bestellingen werden met de hand verzameld. Aan het eind van de dag werd er een productieorder aangemaakt, uitgeprint, en op papier bepaald wat er de volgende dag gemaakt moest worden.

02

De juiste vormen met de hand bepalen

Per product werden de juiste mallen en vormen met de hand gepakt en klaargezet. Een arbeidsintensieve stap, en foutgevoelig wanneer het druk werd.

03

Een strakke flow, handmatig getimed

Drie taken volgen elkaar op: de mousse wordt in de mal gespoten, de fruitcompote erin gevuld, en er wordt in de chocolade gedipt. Daartussen zit een vriesstap van 3 uur die met de hand in de gaten werd gehouden.

04

Recepten met de hand omrekenen

Bij opschalen, 200 stuks in plaats van 50, werden alle hoeveelheden met de hand omgerekend. Eén rekenfout werkte meteen door in de inkoop.

05

Temperaturen op papier

Koel- en vriestemperaturen werden meerdere keren per dag met de hand afgelezen en op papier genoteerd. 's Nachts en in het weekend gebeurde er niets: een storing werd pas de volgende ochtend ontdekt, vaak te laat voor de batch.

06

THT en traceerbaarheid los

De houdbaarheidsdatum werd met de hand bijgehouden en etiketten werden los gemaakt. Traceerbaarheid bestond uit losse aantekeningen, lastig terug te vinden bij een controle.

De basis stond er: een goedlopende webshop, vaste recepten en een team dat het ambacht in de vingers heeft. Daarnaast liepen ook de inkoop, de boekhouding, het klantcontact en de nieuwsbrieven nog volledig met de hand. De winst zat dus niet in het gebak zelf, maar in alles eromheen dat nog handwerk was. Dat bepaalde wat we als eerste aanpakten. Hieronder zie je per onderdeel wat we bouwden.

build(keuken)
02 // de oplossing

Wat we hebben gebouwd

In de kern staat één centraal systeem dat de hele productie aanstuurt, van order tot etiket. Daar bouwden we stap voor stap de koelketen, de inkoop, de cijfers, het klantcontact en de marketing omheen, telkens gevoed door dezelfde data. Per onderdeel zie je hoe het eerst ging en hoe het nu werkt.

het centrale systeem

Eén systeem, van order tot etiket

De kern van het traject: één systeem dat elk recept kent en daardoor de hele keuken aanstuurt, van binnenkomende order tot het etiket op de doos.

Voorheen

Het maken gaat in een estafette van drie taken: de mousse wordt in de mal gespoten, de fruitcompote wordt erin gevuld, en er wordt in de chocolade gedipt. Omdat er tussen het vullen en het dippen een vriesstap van 3 uur zit, moeten die drie taken strak op elkaar zijn ingespeeld: wat nu de vriezer in gaat, moet er over precies 3 uur uit om gedipt te worden, terwijl de volgende batch alweer wordt ingespoten. Dat ritme moest volledig met de hand gepland en bewaakt worden; één verschoven batch en de hele dag liep uit de pas.

Daar kwam het papierwerk nog bovenop. Aan het eind van de dag werd met de hand een productieorder aangemaakt en uitgeprint, en op papier bepaald wat er gemaakt moest worden en welke vormen erbij hoorden. Bij een grotere batch werden alle hoeveelheden met de hand omgerekend, en de houdbaarheidsdatum en etiketten werden er apart bij gemaakt. Veel overtikwerk, en op elke overdracht kon er iets misgaan.

Nu

Eén centraal systeem dat per product het volledige recept kent: de exacte hoeveelheden, de juiste vormen, de stappen in volgorde én de houdbaarheid. Omdat het dat allemaal weet, stuurt het vanaf één binnenkomende order de hele keten aan, zonder dat iemand iets opnieuw invoert:

  • Productieplan op de vloer. De orders worden automatisch vertaald naar een productielijst op een scherm op de werkvloer, een tv-scherm boven de werkbank. Geen uitgeprinte lijst meer.
  • Recepten die zichzelf omrekenen. Bij 200 stuks in plaats van 50 kloppen alle ingrediënten en vormen meteen, zonder rekenwerk.
  • De vloer blijft in sync. Het scherm laat elke werkplek zien wat er aan de beurt is, en zodra een batch de vriezer in gaat, start de timer van 3 uur. De batch komt op het juiste moment vanzelf terug om gedipt te worden, zodat de drie taken niet meer met de hand op elkaar afgestemd hoeven te worden.
  • THT en etiketten vanzelf. Bij het accepteren van de order wordt de houdbaarheidsdatum geregistreerd en print het systeem de etiketten die op de omdoos gaan.

En precies dáár zit de reden om alles centraal te zetten. Het recept en de order zijn de enige bron, dus de hele organisatie draait op dezelfde gegevens: niets hoeft dubbel ingevoerd te worden, op een overdracht kan niets meer misgaan, en alles is vanaf één plek te overzien en te controleren. En omdat alles door dat ene systeem loopt, registreert het zichzelf: elke order, batch, THT en temperatuur wordt automatisch vastgelegd, zonder dat iemand het apart bijhoudt. Zo is de registratie altijd compleet en sluitend, en ligt bij een controle de hele traceerbaarheid meteen klaar. Net zo belangrijk is dat het toekomstbestendig is. Omdat alle data al bij elkaar staat, voedt hetzelfde systeem ook de koelketen, de inkoop en de cijfers, en kan er eenvoudig nieuwe functionaliteit bovenop. Eén centrale plek die de hele keuken dekt en met het bedrijf meegroeit.

Resultaat Eén bron van order tot etiket, niets dubbel invoeren
Productievloer-scherm van Mousse Cakes: de vijf smaken met hun voortgang door inspuiten, vullen, vriezen, dippen en klaar, met de 3-uur-vriestimer, aantallen, mallen, THT en etiketstatus per batch Werkplek-scherm op het vullen-station van Mousse Cakes: het recept voor mango-compote met grondstoffen en bereiding, de dosering per taart, mal en THT, en de voortgang naar de volgende stap
koelketen

De koelketen, 24/7 bewaakt

Van handmatig aflezen op papier naar continue bewaking die automatisch in hetzelfde centrale systeem binnenkomt.

Voorheen

Temperaturen werden meerdere keren per dag handmatig afgelezen en op papier genoteerd. 's Nachts en in het weekend gebeurde er niets: een vriezerstoring werd pas de volgende ochtend ontdekt, vaak te laat voor de batch. De 3-uur-vriesstap werd met de hand in de gaten gehouden, en de traceerbaarheid bestond uit losse aantekeningen.

Nu

Draadloze sensoren meten continu en 24/7 in elke koeling en vriezer, en sturen hun data automatisch naar hetzelfde centrale systeem dat de productie aanstuurt. Niemand hoeft nog iets af te lezen of te noteren. Bij overschrijding van een grenswaarde gaat er direct een melding naar de telefoon, ook buiten werktijd, en in het systeem komt alles automatisch samen:

  • Elke batch heeft daar al een batchnummer en tijdstempel, dus het temperatuurverloop hangt er automatisch aan vast.
  • Bij de vriesstap wordt het volledige verloop over de 3 uur vastgelegd.
  • Per batch ontstaat zo automatisch een compleet logboek.

Het papierwerk is verdwenen, de registratie is altijd sluitend, en bij een controle rolt de traceerbaarheid direct uit het systeem.

Resultaat Koelketen 24/7 bewaakt, traceerbaarheid sluit altijd
HACCP-dashboard van Mousse Cakes: realtime temperatuur per vriezer en koeling, het 24-uurs temperatuurverloop met een excursie, de excursie- en alarmlog, de 3-uur-vriesstap en traceerbaarheid per batch
inkoop AI

Grondstof-inkoop die vooruitkijkt

Inkoopadvies op basis van de recepten en de verwachte bestellingen.

Voorheen

De inkoop van grondstoffen ging op gevoel en ervaring. Bij drukte of een grote bestelling moest met de hand worden uitgerekend hoeveel van welk ingrediënt nodig was, met misgrijpen of juist te veel inkoop en derving als risico.

Nu

Op basis van het bestelgedrag van de afgelopen acht weken voorspelt de AI de vraag en kijkt zo'n vier weken vooruit. Via de recepten vertaalt het systeem die verwachte bestellingen automatisch naar hoeveel van welke grondstof nodig is, en zet dat om in een concreet inkoopadvies. Zo is de inkoop voorspelbaar, wordt er minder misgegrepen en blijft er minder liggen om weg te gooien. Het daadwerkelijk bestellen blijft mensenwerk, want versheid en kwaliteit van grondstoffen vragen het oordeel van de inkoper.

Resultaat Inkoop voorspelbaar, minder misgrijpen en derving
Inkoopadvies-dashboard van Mousse Cakes: per grondstof de vrije voorraad, de weekbehoefte uit de recepten, het tekort, een concreet inkoopadvies met leverancier en besteldatum, en de goedkeuringsstatus
cijfers AI

Een boekhouding die meeloopt

Van bonnen verzamelen en achteraf optellen naar realtime zicht op de cijfers.

Voorheen

Bonnen en facturen werden los verzameld, en het overzicht ontstond pas achteraf bij de boekhouder. Hoe het bedrijf er financieel voor stond, en wat een product nu echt opleverde, was vooral een gevoel in plaats van een cijfer.

Nu

De boekhouding loopt automatisch mee met de orders en de inkoop. Een tool neemt het verzamelwerk over:

  • Bonnen en facturen worden automatisch uit de mailbox gehaald en met OCR uitgelezen.
  • De gegevens worden herkend, in het grootboek geboekt en gesorteerd, klaar voor controle.
  • Het systeem geeft aan welke stukken nog ontbreken, zodat er aan het eind van de maand niets blijft liggen.
  • De btw klopt vanzelf, en de kostprijs en marge per product en per batch zijn realtime in beeld.

Waarom dat goed is: de ondernemer stuurt op cijfers in plaats van op onderbuik, ziet doorlopend hoe het bedrijf ervoor staat, en bij de aangifte ligt alles al klaar. Minder werk voor de boekhouder en minder kans op fouten.

Resultaat Realtime cijfers, marge per product en batch
Boekhouding-app van Mousse Cakes: de documentstroom van mailbox en bonfoto via een lokale tool die alles uitleest en sorteert naar het boekhoudpakket, met realtime achterstand, verwerkte stukken en cijfers
klantcontact AI

Klantenservice met de orderstatus in beeld

Bij elke vraag staat de orderstatus al klaar, en na bezorging vraagt het systeem op het juiste moment om een review.

Voorheen

De klantenservice ging volledig met de hand, over losse kanalen. Bij elke vraag zocht een medewerker zelf de orderstatus erbij en typte het antwoord helemaal uit.

Nu

De klantenservice is gekoppeld aan de order- en track-en-tracegegevens, zodat bij elke vraag de status van de bestelling er direct naast staat. Dat verzendsysteem bouwden we volledig op maat, met flink wat inregelwerk om de orders, de fulfilment-partner en de track-en-trace naadloos te laten samenlopen. Op basis van die status stelt AI automatisch een concept-antwoord op in de stijl van Mousse Cakes, dat een medewerker controleert en verstuurt, met de mens als laatste controle. Ook proactieve berichten, bijvoorbeeld bij een vertraging, zet het systeem als conceptmail klaar.

Daarnaast draaien er automatische reviewmodules: op basis van het koop- en verzendgedrag wordt kort nadat een bestelling is bezorgd, op het juiste moment, automatisch om een review gevraagd.

Resultaat Antwoorden klaar in Mousse-stijl, met de order erbij
Klantcontact-scherm van Mousse Cakes: inbox met gesprekken over WhatsApp, mail en Instagram, per vraag de gekoppelde orderstatus en track en trace, een automatisch concept-antwoord in de huisstijl dat een medewerker controleert en verstuurt, plus geplande reviewverzoeken
e-mail AI

Marketingmails in een half uur

Met een simpele prompt een complete, merkeigen mail, rechtstreeks gekoppeld aan Klaviyo.

Voorheen

Een nieuwsbrief of campagne in elkaar zetten kostte al gauw een paar uur, in een los programma en met de opmaak elke keer opnieuw. Daardoor gingen er minder mails uit dan eigenlijk zou moeten.

Nu

Een semi-automatische e-mailgenerator die de mail met AI opstelt, helemaal ingericht op de stijl van Mousse Cakes en rechtstreeks gekoppeld aan het e-mailplatform Klaviyo. Met een simpele prompt schrijft de AI de tekst en bouwt het de complete, merkeigen mail: kleuren, fonts en opmaak kloppen meteen. Makkelijk aan te passen en met één klik te versturen.

Waar een mail eerst een paar uur kostte, staat hij nu in een half uurtje klaar. Zo gaan er meer mails uit, terwijl alles in de herkenbare Mousse-stijl blijft.

Resultaat Van een paar uur naar een half uur per mail
E-mailgenerator van Mousse Cakes: een galerij van 25 merkeigen e-mailtemplates in de Mousse-stijl, klaar om te bewerken en gekoppeld aan Klaviyo E-mail
03 // de impact

Het resultaat

Waar de keuken vroeger draaide op uitgeprinte lijsten, handwerk en losse aantekeningen, werkt ze nu van één scherm. De binnengekomen bestellingen worden automatisch vertaald naar wat er gemaakt moet worden, in welke vormen en hoeveel, en de 3-uur-vriesstap wordt automatisch getimed door het systeem. Daardoor houdt het team meer tijd en aandacht over voor waar het echt om draait: het gebak.

  • De productievloer werkt van een scherm, met een automatische timer van 3 uur per batch tussen vullen en dippen.
  • De koelketen wordt 24/7 bewaakt, ook 's nachts en in het weekend, met een directe melding op de telefoon bij een storing.
  • Elke batch heeft een sluitend logboek, met het volledige temperatuurverloop. Bij een controle rolt de traceerbaarheid zo uit het systeem.
  • Recepten rekenen zichzelf om, THT en etiketten worden automatisch geprint, en de inkoop loopt vooruit op de verwachte vraag.
  • Cijfers, klantenservice en nieuwsbrieven kosten nog maar een fractie van de tijd, terwijl alles in de eigen stijl van Mousse Cakes blijft.

Het ambacht bleef, het handwerk eromheen verdween

De kern van deze case is een keuze: we hebben het vakmanschap met rust gelaten en alles eromheen weggeautomatiseerd. De patissiers maken nog steeds elk taartje met de hand, maar de orderlijst, de koelketen, de THT, de inkoop, de boekhouding en de marketing draaien nu grotendeels vanzelf. Zo schaalt het bedrijf mee met de drukte zonder dat de kwaliteit, of de mensen, onder druk komen te staan.

Ontdek wat AI in jouw bedrijf kan betekenen.

Ontdek het AI Kansenonderzoek Plan een gesprek