Dit praktijkvoorbeeld beschrijft ons werk voor Rutten Elektroshop (Elektroshop Cuijk), een zelfstandige elektronicazaak die sinds 1955 in Cuijk gevestigd is. We beschrijven het proces feitelijk en laten weg wat we niet kunnen onderbouwen.
Elektroshop Cuijk (Rutten) verkoopt sinds 1955 elektronica en elektrotechniek — ruim 9.750 artikelen, zowel online als in de winkel. De webshop en de kassa liepen al netjes gelijk. De winst zat dan ook niet in de techniek die er al stond, maar in het inzicht eromheen: wat de voorraad op elk moment waard is, wat opraakt, en wat elk artikel kost.
Even voorstellen
In 1955 begon de heer Rutten aan de Molenstraat in Cuijk een elektrowinkel in verlichting en witgoed. In 1977 werd het een elektronicazaak met een breed assortiment elektrotechnische materialen, en na de verbouwing van 1998 verdubbelde de winkelvloer tot een van de grootste elektronicawinkels van Nederland.
Sinds 2015 zetten de medewerkers de zaak voort als Elektroshop Cuijk. Het assortiment loopt van elektronica en elektrotechnische materialen tot computeraccessoires en geluidsapparatuur: ruim 9.750 artikelen, zowel online als in de winkel.
Wat er uit het rapport kwam
Een zaak met een sterke basis: de webshop zag er goed uit en de kassa was al netjes aan de voorraad van de webshop gekoppeld. De winst zat niet in de techniek die er al stond, maar in het inzicht eromheen. We lichtten de processen door, van inkoop tot kassa, en keken waar het overzicht ontbrak en waar tijd weglekte. De basis stond, dus er hoefde niets omgegooid te worden. Vier dingen vielen op:
- Geen zicht op de voorraadwaarde. De aantallen klopten, maar wat de voorraad op elk moment waard was, was niet inzichtelijk.
- Geen vraagvoorspelling of inkoopadvies. Er was geen beeld van wat snel verkocht en wat juist bleef liggen, of van wanneer en wat er bijbesteld moest worden. Inkopen ging op gevoel.
- Kostprijzen niet aan artikelen gekoppeld. Kostprijzen werden met de hand bijgehouden of ontbraken. Zonder kostprijs valt er per artikel geen marge te berekenen.
- Klantcontact op losse plekken. Vragen kwamen apart binnen via WhatsApp en mail, zonder één plek waar alles samenkomt.
De basis stond, dus we hoefden niets om te gooien. We bouwden het inzicht en de automatisering erbovenop. Hieronder zie je per onderdeel wat we deden.
Wat we hebben gebouwd
Bovenop de bestaande webshop en kassa bouwden we het inzicht dat ontbrak — niets vervangen, alles eromheen. Per onderdeel zie je hoe het eerst ging en hoe het nu werkt.
Zicht op je voorraad én wat die waard is
De webshop en de kassa liepen netjes gelijk, maar er was geen actueel beeld van wat de voorraad waard was, wat snel verkocht en wat juist bleef liggen. Inkopen ging op gevoel en ervaring. Nu laat het systeem realtime zien wat er ligt en wat het waard is:
- De actuele voorraadwaarde, op elk moment.
- Per artikel een voorspelling van wanneer het naar verwachting op is, op basis van het verkoopverloop.
- Een inkoopadvies: wat en wanneer bijbestellen, met snel- en langzaamlopers naast elkaar.
Inkopen gebeurt zo op cijfers in plaats van op gevoel.
Kostprijzen die zichzelf koppelen
Kostprijzen werden met de hand bijgehouden of ontbraken. Bij duizenden artikelen is dat niet bij te houden, en zonder kostprijs valt er geen marge te berekenen. Nu worden bonnetjes met OCR gescand en facturen automatisch uit het boekhoudsysteem ingelezen. De kostprijs komt daarna bij het juiste artikel te staan. Lukt een koppeling niet, dan markeert het systeem dat met een vraagteken, zodat je in één lijst precies ziet welke artikelen nog geen kostprijs hebben. Geen giswerk meer over je marges.
Altijd concurrerend geprijsd
Met duizenden artikelen was niet bij te houden of de prijzen nog marktconform waren. Te hoog kost je de verkoop, te laag kost je marge. Nu speurt een tool met AI automatisch het internet af en vergelijkt per artikel of de prijs concurrerend is. Op basis daarvan komt er een prijsadvies, altijd binnen de marges die nu zichtbaar zijn dankzij de gekoppelde kostprijzen. Zo blijft Rutten scherp geprijsd waar het kan, zonder onder de eigen marge te zakken, en ontstaat er ruimte voor meer verkoop.
WhatsApp en mail op één plek
Klantvragen kwamen los binnen via WhatsApp en mail, elk op een eigen plek, zonder gedeeld overzicht. Nu komen WhatsApp en mail samen in één gedeelde inbox. We kozen er bewust voor om nog geen automatische antwoorden in te zetten: het advies van Rutten is hyperpersoonlijk. Klanten komen binnen met een papiertje en een vraag en gaan weg met de complete oplossing, en dat willen we niet wegautomatiseren. In plaats daarvan verzamelen we nu de gesprekken, zodat een slimme laag later op echte data gebouwd kan worden.
Menselijke controle
- Inkoop krijgt advies; het daadwerkelijk bestellen en onderhandelen blijft mensenwerk.
- Kostprijzen die niet automatisch matchen, worden gemarkeerd — een mens vult ze aan.
- Het persoonlijke, deskundige advies aan de balie blijft leidend.
Wat we bewust niet deden
- Geen automatische klantantwoorden: het advies van Rutten is hyperpersoonlijk, dat automatiseren we niet weg.
- De bestaande webshop en kassa bleven staan — we bouwden er alleen inzicht omheen.
- We verzamelen eerst de gesprekken, zodat een slimme laag later op echte data kan worden gebouwd.
Het resultaat
De winkel draaide al goed; wat ontbrak was zicht op de cijfers eronder. Dat is er nu. Rutten weet op elk moment wat de voorraad waard is, ziet aankomen wat opraakt, en koopt in op basis van het verkoopverloop in plaats van op gevoel. Kostprijzen koppelen zichzelf, en wat niet matcht valt meteen op.
- Realtime voorraadwaarde, waar die eerst onbekend was.
- Vraagvoorspelling en inkoopadvies: weten wanneer wat opraakt en wat bij te bestellen.
- Kostprijzen automatisch gekoppeld, met een vraagteken bij alles wat nog ontbreekt.
- Marktconforme prijzen, automatisch gecheckt en binnen de zichtbare marge.
- WhatsApp en mail op één plek, klaar om later slim in te richten.
De basis — webshop en kassa — stond al, dus er hoefde niets vervangen te worden. Door daar het inzicht omheen te bouwen, draaien inkoop en marges nu op cijfers, terwijl het persoonlijke, deskundige advies waar Rutten al zeventig jaar om bekendstaat gewoon blijft. Dat is precies wat een AI Kansenrapport vooraf scherp maakt: de keuze wat je wél en niet moet aanpakken.
Terug naar praktijkvoorbeelden