Facturen overtikken, bankregels afletteren, klanten nabellen over openstaande posten en elke maand dezelfde afsluiting. Op de administratie komt veel werk elke week terug. AI neemt dat herhaalwerk over en zet het klaar in je boekhoudpakket. Jij kijkt alleen nog naar wat afwijkt.
wat AI hier doet
in de praktijk
Facturen komen binnen via de mail, worden herkend, geboekt en gecontroleerd. Jij ziet alleen nog de uitzonderingen die aandacht nodig hebben.
zo pakken we het aan
Op de administratie is het eerste AI-project bijna altijd de inkomende factuurstroom. Facturen komen binnen via mail of een portaal, worden herkend, gekoppeld aan een order of contract en klaargezet in je boekhoudpakket. Alleen wat afwijkt komt nog bij een mens terecht.
Daarna volgen vaak de terugkerende controles: btw-tarieven, dubbele boekingen, afwijkingen tegenover budget en openstaande posten die aandacht nodig hebben. AI signaleert, jouw team beslist. Zo houd je grip zonder alles zelf na te lopen.
We sluiten aan op wat je al gebruikt, zoals Exact, AFAS, Twinfield of Moneybird, en werken binnen de regels van de AVG en je accountant. De eerste weken draait alles naast het bestaande proces, zodat je zelf kunt zien dat het klopt voordat je erop vertrouwt.
de rode draad
Repeterend werk verdwijnt naar de achtergrond. Je team houdt tijd over voor wat telt.
Patronen in je data worden vooruitzichten, zodat je stuurt voordat het misgaat.
Kennis uit documenten en systemen wordt direct vindbaar en bruikbaar.
Klanten, medewerkers en burgers krijgen sneller en consistenter antwoord.
Per beroep
Voor beroepen in de financiële dienstverlening hebben we een eigen pagina, met de taken en systemen die daar spelen.
05
Schademeldingen, polisvragen en acceptatie sneller afgehandeld.
Lees meerHerkenbaar
Vraag een boekhouder of financieel medewerker waar de week heen gaat. Je hoort zelden 'analyse'. Je hoort: facturen uit de mailbox halen en inboeken, bankmutaties koppelen aan de juiste factuur, klanten mailen die nog niet hebben betaald, aan het eind van de maand nalopen of alles erin staat en vragen beantwoorden van collega's of klanten over een factuur.
Dat werk is niet moeilijk. Het is wel veel, het komt steeds terug en het zit verspreid over mail, bank, boekhoudpakket en Excel. Daar levert AI in de boekhouding direct tijd op. Een assistent leest mee, zet klaar en markeert wat niet klopt. De boekhouder keurt goed.
AI boekhouding
Inkoopfacturen komen binnen als pdf, foto of e-factuur. AI leest leverancier, bedragen, btw en regels uit, koppelt de factuur aan een order of contract en zet de boeking klaar in je pakket. Hoe dat werkt, lees je bij facturen automatiseren.
Een betaling met een onvolledige omschrijving, een deelbetaling of één overboeking voor drie facturen. AI zoekt de best passende openstaande post en legt uit waarom. Twijfelgevallen blijven voor een mens.
AI houdt bij welke facturen vervallen, stuurt op het juiste moment een herinnering in de toon die bij de klant past en zet een klant die vaker te laat betaalt op een lijst voor persoonlijk contact.
Ontbrekende facturen, abonnementen die niet zijn geboekt, kosten die ineens veel hoger zijn dan vorige maand. AI loopt de afsluiting na en geeft een lijst met punten die aandacht nodig hebben, voordat de cijfers naar de directie of de accountant gaan.
Waarom is deze factuur hoger, is mijn betaling binnen, kan ik een kopie krijgen. Een assistent beantwoordt die vragen uit je eigen administratie en zet de rest door naar de juiste collega.
Wat we bouwen
01
Leest inkoopfacturen uit, controleert ze tegen order of contract en zet de boeking klaar. Alleen afwijkingen komen bij jou.
Lees meer02
Verbindt je boekhouding met webshop, bank, ordersysteem en CRM, zodat gegevens niet meer met de hand over hoeven.
Lees meer03
Volgt openstaande posten op, stuurt herinneringen en betaallinks en meldt wie persoonlijk contact nodig heeft.
Lees meer04
Omzet, marge, cashflow en debiteurenstand dagelijks bijgewerkt in plaats van een keer per kwartaal.
Lees meerSystemen
Meestal wel. De meeste boekhoudpakketten hebben een koppeling waarmee we facturen, relaties en boekingen kunnen lezen en klaarzetten. Voor de bekendste pakketten hebben we een eigen pagina: Exact Online, SnelStart, AFAS, Twinfield en Yuki.
Veel pakketten hebben zelf ook al slimme functies. Exact Online maakt met AI een boekingsvoorstel van een inkoopfactuur en lettert betalingen automatisch af. SnelStart Web vult de gegevens van een geüploade factuur of bon automatisch in. Gebruik die functies gerust. Wij bouwen wat daarbovenop komt: controles tegen je eigen orders en contracten, opvolging van debiteuren en koppelingen met de systemen buiten je boekhouding. Waar het pakket het al goed doet, bouwen we niets dubbel.
Grenzen
AI is sterk in lezen, ordenen en vergelijken. Het is minder sterk in situaties waar een oordeel nodig is of waar weinig voorbeelden van zijn.
In het kansenonderzoek kijken we ook naar deze kant. Liever een eerlijk advies om iets met de hand te blijven doen dan een oplossing die elke week gecorrigeerd moet worden.
Veiligheid
Financiële gegevens zijn gevoelig en fouten zijn duur. We richten elke oplossing daarom zo in dat je precies weet wat AI doet.
De volledige afspraken over data en toegang staan bij veiligheid en governance.
Aanpak
Praktijk
Sucre & Co is een groothandel in vers gebak, vriesgebak en chocolade. Orders werden daar met de hand overgenomen en daarna apart gefactureerd. Het opvolgen van openstaande debiteuren kostte telkens tijd, en de facturen van vervoerders werden met de hand gecontroleerd.
Nu worden facturen en betaalherinneringen automatisch gemaakt vanuit de order. De debiteurenpositie staat live in beeld via een bankkoppeling, met een cashflowprognose erbij. Nieuwe klanten worden bij aanmelding gecontroleerd op KvK en btw-nummer. De maandfactuur van de vervoerder wordt regel voor regel naast de werkelijk bezorgde zendingen gelegd. Samen met de orderverwerking gaat het om 80 uur handwerk per week. Het volledige verhaal staat in de case van Sucre & Co.
Investering
Eerst tellen we in een AI Kansenonderzoek bij ShareConnect hoeveel werk er door de administratie gaat. Daar zit geen prijs aan.
De bouw krijgt per stap een vaste prijs. Doet de oplevering niet wat vooraf is afgesproken, dan betaal je er niet voor. Op wat kost AI staat hoe de kosten in elkaar zitten. Of dit bij je organisatie past, lees je op voor wie, of je bespreekt het in een strategiegesprek.
Klantverhaal
Groothandel
Van handmatig orders overtikken naar orderintake, facturatie en koelvervoer in één flow.
40% snellere maandgroeiVeelgestelde vragen
Een groot deel van het uitvoerende werk wel: facturen uitlezen en boeken, bankregels matchen, herinneringen sturen en de maandafsluiting nalopen. Het oordeel blijft bij een mens. Iemand moet afwijkingen beoordelen, keuzes maken over posten en verantwoordelijk blijven voor de cijfers.
De eenvoudigste route is dat facturen automatisch ontstaan uit een order of urenregistratie, met de juiste prijzen, btw en betaalgegevens. AI helpt vooral bij het invullen van de regels en het controleren. De factuur zelf maak je in je boekhoudpakket, zodat hij ook goed in de administratie staat.
Nee. ChatGPT kan een boekingsvraag uitleggen of een formule in Excel schrijven. Het heeft geen toegang tot je administratie, kan rekenfouten maken en je wilt er geen financiële gegevens van klanten in plakken zonder zakelijke afspraken. Voor tijdwinst van betekenis heb je een koppeling met je boekhoudpakket nodig.
Ja, als er genoeg herhaling is. Bij een paar facturen per week loont het meestal niet. Verwerk je er honderden per maand, of kost debiteurenbeheer je elke week uren, dan wel. In het kansenonderzoek rekenen we dat vooraf uit.
Accountants zijn vooral blij met een administratie die compleet en op tijd is. We leggen elke stap vast, zodat je accountant kan zien hoe boekingen tot stand komen. Betrek je accountant gerust bij het kansenonderzoek.
Verder lezen
