Huurdersvragen, storingsmeldingen, contracten die verlopen en rapportages voor de eigenaar. In vastgoed en facility management komt elke week hetzelfde werk terug. AI neemt dat herhaalwerk over. Je team blijft bij de huurders, de gebouwen en de eigenaren.
wat AI hier doet
in de praktijk
Een huurder meldt een storing, AI plant de juiste partij in en houdt huurder en eigenaar op de hoogte. Het onderhoud loopt zonder dat jij ertussen zit.
de rode draad
Repeterend werk verdwijnt naar de achtergrond. Je team houdt tijd over voor wat telt.
Patronen in je data worden vooruitzichten, zodat je stuurt voordat het misgaat.
Kennis uit documenten en systemen wordt direct vindbaar en bruikbaar.
Klanten, medewerkers en burgers krijgen sneller en consistenter antwoord.
Per doelgroep
Voor drie groepen binnen vastgoed hebben we een eigen pagina, met de processen en systemen die daar spelen.
01
Reacties op woningen, bezichtigingen plannen, woningteksten en complete dossiers.
Lees meer02
Huurdersvragen, reparatieverzoeken en onderhoudsplanning bij grote aantallen woningen.
Lees meer03
Vragen van eigenaren, notulen, stukken voor de vergadering en meerjarenonderhoud.
Lees meerHerkenbaar
Vraag een vastgoedbeheerder of facility manager waar de week heen gaat en je hoort zelden 'strategie'. Je hoort: meldingen doorzetten naar de juiste partij, huurders terugbellen die willen weten wanneer de monteur komt, contracten nalopen op opzegtermijnen en indexaties, facturen van leveranciers controleren en elk kwartaal een rapportage voor de eigenaar in elkaar zetten.
Dat werk is eenvoudig. Het komt alleen steeds terug en zit verspreid over mail, telefoon, een meldingensysteem, Excel en het vastgoedpakket. Daar levert AI vastgoedbeheer tijd op. Een AI-assistent leest mee, zet gegevens over, stelt een antwoord of planning voor en legt het klaar. De beheerder beslist.
Kansen
Wanneer wordt mijn huur geïndexeerd, hoe zit het met de servicekosten, wie ruimt de fietsenstalling op. Een assistent in mail, WhatsApp of op je website beantwoordt de standaardvragen uit je eigen huurcontracten en huisregels. Vragen die maatwerk nodig hebben, komen met een samenvatting bij een medewerker terecht. Hoe zo'n assistent werkt, lees je bij AI chatbot.
Een melding komt binnen als 'de verwarming doet het niet' met een foto. AI vraagt door naar adres, ruimte en urgentie, bepaalt het type storing en zet de melding klaar voor de juiste installateur of het eigen onderhoudsteam. De huurder krijgt een bevestiging en een update als de afspraak staat.
Huurcontracten, onderhoudscontracten en leveranciersafspraken bevatten data die je niet wilt missen: einddata, opzegtermijnen, indexatiemomenten, garanties. AI leest de contracten uit, zet de data in een overzicht en waarschuwt op tijd. Voor het uitlezen van documenten gebruiken we OCR met AI.
Leveranciersfacturen komen binnen per mail en moeten gekoppeld worden aan een object, een contract en een budget. AI leest de factuur uit, zoekt het bijbehorende contract en markeert afwijkingen, zoals een hoger tarief dan afgesproken of werk dat al eerder is betaald.
Bezetting, openstaande meldingen, doorlooptijden, kosten per object. Die cijfers staan in verschillende systemen en worden elk kwartaal met de hand samengevoegd. Een dashboard haalt ze automatisch op en AI schrijft er een korte toelichting bij. Meer daarover bij rapportages.
Wat we bouwen
01
Beantwoordt vragen van huurders en gebruikers uit je eigen contracten en huisregels, in mail, WhatsApp of op je site. Twijfelgevallen gaan naar je team.
Lees meer02
Vraagt door bij een storing, bepaalt urgentie en type, en zet de melding klaar voor de juiste partij in je meldingensysteem.
Lees meer03
Leest contracten en facturen uit, houdt termijnen bij en markeert facturen die niet kloppen met de afspraken.
Lees meer04
Haalt cijfers uit je vastgoedpakket, meldingensysteem en boekhouding samen in één overzicht per object of portefeuille.
Lees meerSystemen
Een assistent die los naast je systemen staat, levert weinig op. De tijdwinst zit in het overzetten van gegevens. Daarom koppelen we aan de software die je al gebruikt, zoals een vastgoedpakket, een facilitair meldingensysteem, je boekhouding en je mailbox.
In de markt zie je onder meer Planon, TOPdesk en Ultimo voor facilitair beheer en onderhoud, en pakketten als Viewpoint en Tobias AX bij woningcorporaties. Of we daar direct mee kunnen koppelen, hangt af van de koppelmogelijkheden van het pakket en je licentie. Is er geen directe koppeling, dan werken we met exports, een gedeelde mailbox of een tussenlaag. Hoe dat werkt, lees je bij API-koppelingen.
Veiligheid
In vastgoed werk je met persoonsgegevens van huurders, betalingsgegevens en soms gevoelige situaties, zoals achterstanden of overlast. Daarvoor gelden deze afspraken.
Hoe we beveiliging en toezicht verder regelen, lees je bij veiligheid en governance.
Aanpak
Voor en na
Praktijk
We hebben nog geen vastgoedbeheerder of facilitaire organisatie als klant waarvan we cijfers kunnen delen.
Hetzelfde type werk hebben we wel in andere branches gebouwd. Bij Sucre & Co worden binnenkomende orders automatisch verwerkt en opgevolgd, wat 80 uur handwerk per week scheelt. Bij Rutten Elektroshop komt klantcontact uit WhatsApp en mail op één plek binnen. Het patroon is gelijk aan dat van een beheerder: veel binnenkomende berichten, vaste vervolgstappen en gegevens die in meerdere systemen moeten staan.
Investering
Eerst komt een AI Kansenonderzoek bij ShareConnect, kosteloos, ook bij meerdere locaties of een grote portefeuille.
Het bouwen gaat per stap, elk tegen een vaste prijs. Neemt de assistent het werk niet over zoals vooraf afgesproken, dan betaal je er niet voor. De opbouw van de kosten staat op wat kost AI.
Klantverhaal
Groothandel
Van handmatig orders overtikken naar orderintake, facturatie en koelvervoer in één flow.
40% snellere maandgroei
Retail
70 jaar elektrozaak. Voorraad, kostprijzen en prijsadvies uit één systeem, het winkelgevoel bleef.
9.750+ artikelen liveVeelgestelde vragen
AI neemt vooral herhaalwerk over: huurdersvragen beantwoorden, onderhoudsmeldingen uitvragen en doorzetten, contracten en facturen uitlezen en rapportages samenstellen. De beheerder houdt het contact met huurders en eigenaren en neemt de besluiten.
Meestal wel. We koppelen via de koppelmogelijkheden van je pakket. Is die er niet, dan werken we met exports, een gedeelde mailbox of een tussenlaag. In het kansenonderzoek kijken we per systeem wat mogelijk is.
Als je het goed inricht wel. De assistent draait op Europese servers of een eigen server, gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen en elke actie wordt gelogd. In het begin keurt een medewerker alles goed voordat het naar een huurder gaat.
Nee. Besluiten over achterstanden, opzeggingen, toewijzing of geschillen blijven bij een mens. AI bereidt voor en ordent, een medewerker beslist.
Bij het proces dat de meeste tijd kost. Bij veel organisaties is dat de meldingenstroom: uitvragen, doorzetten en huurders op de hoogte houden. Daar is de tijdwinst snel te meten.
Verder lezen
